DIAGNOSTIC INSTITUTIONNEL ET ORGANISATIONNEL

Une planification stratégique nécessite un diagnostic externe et interne. Ce diagnostic doit permettre à Andal & Pinal d’appréhender son état actuel, de mieux connaitre son environnement et de tracer une trajectoire claire et lisible gage d’une amélioration continue de ses performances pour une pérennisation de son action.

Dans le cadre de ce diagnostic le cabinet BECRD a été mandaté par l’Association. Ce dernier a produit un document cadre faisant une synthèse des forces, des faiblesses mais aussi des opportunités et des menaces qui pèsent sur l’association.

Dans la continuité de cette action, une revue documentaire, des entretiens et des ateliers de brainstorming ont été organisées pour actualiser les données de ce diagnostic.

La synthèse des éléments pertinents issus de ces travaux est consignée dans le tableau ci-dessous.

 

Tableau du diagnostic institutionnel et organisationnel avec l’outil FFOM (SWOT)

 

 

POSITIF

NEGATIF

Origine interne

organisation

Forces

Engagement de A&P dans le développement socio-économique

A&P agit dans la légalité (disponibilité d’un récépissé, des statuts et règlement intérieur)

A&P bénéficie du soutien des PTF

Existence d’un manuel de procédures de gestion de A&P

Existence d’autres outils de gestion

A&P travaille en synergie avec les organisations du secteur de l’éducation, la formation et l’emploi

L’Etat au niveau déconcentré joue bien son rôle

Les contenus d’éducation répondent aux attentes des bénéficiaires

Un dispositif de suivi existe

Un dispositif d’évaluation existe

Les actions ont des impacts réels

La disponibilité de ressources humaines qualifiées et engagées

La mise en place d’un système comptable et de gestion informatisé

Faiblesses

La non régularité des réunions statutaires

Inadéquation entre le dispositif organisationnel formel et celui l’organisation effective (l’inexistence et/ou disfonctionnement de certaines instances statutaires)

Des insuffisances dans la gestion des membres (tenue d’un registre des membres, recouvrement des cotisations, suivi des cartes de membre)

Manque de système d’information sur les membres

L’omniprésence des pères fondateurs dans la gestion courante de l’association ;

Confusion de rôles entre l’association et les acteurs exécutifs

Absence de cahiers de charges pour certains agents

Absence de politique d’accroissement des membres

Insuffisance de la visibilité de A&P en tant qu’association d’éleveurs : elle est plus perçue comme une agence d’exécution qu’une association de communautés d’éleveurs dont l’adhésion est libre et ouverte

Absence d’un dispositif formel de gestion du personnel impliquant une évaluation périodique des compétences du personnel et la mise en œuvre d’actions correctives

La non appropriation des documents cadres (documents statutaires, manuel de procédures, notes et directives internes) par le personnel

Insuffisances dans le suivi et la mise en œuvre des recommandations formulées par les différents corps de contrôles (commissaires aux comptes, auditeurs, les acteurs de suivi)

Insuffisances dans la gestion de la performance (inadéquation des cahiers de charges, absence d’évaluation des cahiers de charges, non-respect de la structure hiérarchique dans la communication interne,etc.)

L’improvisation (confondre l’important à l’urgent)

Non archivage des procès-verbaux de réunions

Non maitrise des lignes et du suivi budgétaire

La non-documentation de la composante suivi-évaluation

Manque d’espace de dialogue entre les communes et A&P

Non délivrance d’attestation de réussite aux apprenants

La faible représentativité des filles/femmes dans les structures de gestion communautaire

Absence d’un dispositif de mobilisation des ressources

Non mise à disposition de format de rapports de suivi aux structures déconcentrées de l’ENF

Faible niveau de certains animateurs/facilitateurs

Absence d’un plan de communication de Andal & Pinal

Le manque de  curricula/modules pour la formation professionnelle

Non prise en compte des nouvelles orientations nationales en matière de curriculum

La non effectivité de la formation professionnelle 

L’inefficacité du dispositif d’orientation des sortants du cycle de l’éducation de base

Taux de déperdition très élevé au niveau l’éducation de base des adolescents et des adultes

Taux de déperdition très élevé au niveau de la passerelle

Faible niveau de réflexion sur les problématiques liées à la vie de la structure et des projets/programmes

Origine externe

Environnement

Opportunités

Le retour à un ordre constitutionnel normal avec les élections du 21 novembre 2015

La disponibilité des partenaires techniques et financiers à écouter Andal & Pinal

Accompagnement technique des partenaires aux renforcements des capacités des acteurs au sein de A&P

La reconnaissance de la technicité et de l’expertise de A&P dans le domaine de l’éducation/formation des populations pastorales par les partenaires

La demande croissante de prise en charge des communautés d’éleveurs sur les questions d’éducation/formation

La reconnaissance de A&P sur le plan national

La crédibilité de A&P auprès des réseaux et institution au niveau national, sous régional et international.

Menaces

L’instabilité politique

La menace terroriste

La perte de confiance des partenaires techniques et financiers

Le désintérêt des membres

Une mauvaise appréhension du fonctionnement de A&P

La disparition de A&P (due à son incapacité à s’autofinancer, le départ des acteurs clés et/ou leur concurrence)

La non inscription de l’élevage comme une priorité dans la politique de développement du gouvernement

Synthèse des résultats du diagnostic institutionnel et organisationnel

Les forces

Andal & Pinal est une association qui intervient dans la légalité dans le secteur de l’Education et la formation professionnelle au Burkina. Cela s’illustre par l’existence de documents statutaires et procéduraux mais aussi d’acteurs de premier rang engagés et rigoureux. Ainsi, elle reçoit toujours l’accompagnement des partenaires techniques et financiers tels que Enfants du Monde, le bureau de la coopération suisse, la DDC, le FONAENF, GIZ/ZFD, le PROFIL, etc. et son action s’est étendue à d’autr0es pays comme le Bénin et le Togo.

Dans la réalisation de sa mission, A&P travaille en synergie avec des organisations du secteur de l’éducation, de la formation et de l’emploi afin d’accroitre sa notoriété dans les secteurs où elle intervient et son impact sur les populations bénéficiaires.

Grâce à la disponibilité des ressources humaines qualifiées et l’appui des acteurs étatiques, A&P est arrivée à mettre en place des programmes répondant aux besoins des bénéficiaires.

En fin, la mise en place du dispositif de suivi-évaluation contribue à améliorer les performances des projets et programmes en proposant des mesures correctrices.

Les faiblesses

Gouvernance et communication

Le diagnostic a permis de relever une omniprésence des pères fondateurs entrainant souvent une confusion de rôles et un « bicéphalisme » dans la gestion courante de l’association. En effet, l’organisation et la planification manquent de clarté impliquant parfois plusieurs donneurs d’instructions et une perte de vue des priorités.

En outre, la dynamique participative qui sous-tend la gestion associative n’est pas souvent mise en branle. Le déploiement du dispositif organisationnel statutaire est toujours en cours.

En fin, les réunions des instances ne sont pas régulières, l’efficacité du système de communication visant à diffuser les grandes orientations, les documents de bases (statuts, règlement intérieur, manuel de procédures) et à promouvoir l’image de marque de l’association peut être remise en cause.

Management-Gestion

Des insuffisances au niveau managérial ont été relevées. En effet les équipes manquent de cahiers de charges découlant d’objectifs globaux régulièrement suivis et évalués. 

En outre, A&P ne dispose pas d’une politique formelle et efficace de gestion des ressources humaines, financières et matérielles. Cela se manifeste entre autres par la non maitrise des lignes budgétaires, le faible niveau de mise en œuvre des recommandations issues des audits, une mauvaise tenue du registre des immobilisations et des dossiers du personnel, le non archivage des procès-verbaux de réunions, des conventions et autres documents importants.

Technologie et environnement

Des insuffisances dans la gestion des membres ont été relevées. En effet, A&P ne dispose pas d’un registre des membres à jours et les cotisations ne sont pas régulièrement recouvrées. En outre l’association n’a pas mis en place un système d’information sur les membres permettant de suivre non seulement l’impact de son action sur ces derniers mais aussi la répartition géographique et la situation socioéconomique de chaque membre. Egalement, il a été remarqué une faible représentativité de filles/femmes dans les structures de gestion communautaire.

Pour tout dire, il y a une absence de politique genre et d’accroissement du nombre et de la qualité des membres. L’association est perçue comme une agence d’exécution plutôt qu’une organisation d’éleveurs dont l’adhésion est libre et ouverte.

Services rendus aux bénéficiaires

Les activités de A&P sont principalement orientées vers l’éducation/formation. Cependant de plus en plus il est relevé une inadéquation des curricula/modules avec les besoins réels des bénéficiaires et de l’économie nationale. A cela s’ajoute la non effectivité de la formation professionnelle, l’absence d’un dispositif efficace d’orientation et d’accompagnement des sortants des centres/écoles/cercles de A&P.

Le taux de déperdition est très élevé (entre 10 et 35% voir rapport) au niveau de l’éducation de base. Il en est de même pour les apprenants orientés vers le système formel dans le cadre des passerelles. 

Egalement la non délivrance d’attestation de réussite par leurs services aux apprenants démotive les bénéficiaires.

Enfin un faible niveau de réflexion sur les problématiques liées à la vie de la structure et aux projets/programmes a été relevé entrainant une possible remise en cause de la pérennité des acquis.

Autonomisation financière et pérennisation de l’association

A&P dépend des financements extérieurs. Ses activités ne permettent pas de générer suffisamment des ressources pour assurer à terme son autonomie vis à vis des PTF. Des insuffisances ont été relevées au niveau du dispositif de mobilisation des ressources. En effet, l’association n’exploite pas suffisamment les opportunités qui s’offrent à elle en matière de financement des projets et programmes liés à l’éducation/formation aux plans national et international. 

Les opportunités

Avec le retour à l’ordre constitutionnel normal après les élections de novembre 2015, une relance économique est envisageable avec des effets sur la coopération internationale. A ce titre, les possibilités de maintien et d’accroissement de l’appui des PTF sont avérées. 

La prise de conscience progressive des bénéficiaires classiques constitue un levier d’accroissement de la demande en matière d’éducation/formation dont la satisfaction exige des parties prenantes (Etat, PTF, communautés locales…) une nouvelle forme d’organisation.

Les menaces

La menace terroriste présente et grandissante dans la sous-région pourrait entrainer le départ de certains bailleurs de fonds ou la réorientation de leurs priorités vers d’autres domaines comme la sécurité.

A cela s’ajoute les possibilités de perte de confiance des PTF pour quelques raisons que ce soient (non certification des états financiers par les auditeurs, détournement de fond, mouvement d’humeur des membres et/ou des agents, etc.).

Enfin les politiques gouvernementales n’ont pas inscrit en priorité l’élevage dans les orientations à moyen terme.

Conscient qu’il n’y ait de vent favorable pour celui qui ne sait d’où il vient, la maîtrise de la condition actuelle de A&P et des contraintes exogènes constituent un fondement essentiel à la modélisation des scénarii stratégiques.