Le secrétariat exécutif Permanent (SEP)

Le conseil exécutif est aidé dans la gestion au quotidien de l’association par un Secrétariat Exécutif Permanent.

Le Secrétariat Exécutif Permanent est composé du personnel administratif et technique recruté par l'association pour la mise en œuvre de ses projets et programmes.  Ce personnel est employé par l'association et soumis aux textes réglementaires en vigueur en matière de code du travail au Burkina Faso et aux dispositions du Manuel de procédures administrative, financière et comptable de l’association.  Le Secrétariat Exécutif Permanent est placé sous la direction d’un-e Secrétaire Exécutif (ive) qui est le/la rapporteur-e permanent du C.E en appui au Secrétaire Général de l’association.

Il a pour missions essentielles :

-        appuyer le conseil exécutif dans la mise en œuvre des grandes orientations de l’association et des décisions des assemblées générales ;

-        appuyer le conseil exécutif dans l’élaboration et la mise en œuvre des programmes et projets ;

-        assurer le fonctionnement au quotidien de l’association et la bonne gestion du personnel administratif ;

-        contribuer par son savoir-faire au rayonnement de l’association ;

-        servir d’interface entre l’association et ses partenaires techniques et financiers (PTF) ;

-        préparer et faire ventiler les convocations des différentes réunions en appui au Secrétaire Général de l’association et aux chargés de l’information et de l’organisation ;

-        Examiner les rapports des coordinations régionales et des sections communales et en rendre compte au président du conseil exécutif ;

-        préparer les bilans, rapports et comptes rendus à soumettre à l’A.G ;

Afin d’assurer la mémoire institutionnelle, la Secrétaire Exécutif est l’un des rapporteurs des réunions du Conseil Exécutif et de l’AG. La S.E peut se faire aider par des personnes ressources rétribuées en temps partiel ou total (personnes ressources, consultants, stagiaires, volontaires) dont il juge la collaboration nécessaire dans l’exécution de ses missions. Les attributions du S.E et le fonctionnement du SEP sont détaillés dans le manuel de procédures et de gestion administrative, financière et comptable.